Modèles
39 modèles pour la nouvelle LPD et le RGPD
Déclarations, contrats, registres, procédures et nominations, rédigés d'après les textes en vigueur. Chaque modèle dit à quoi il sert ; sur la plateforme, il se remplit avec les données de votre organisation.
Mettre en place
- Modèle de décision de lancement de la mise en conformité à la nLPDDécision par laquelle l'organe de direction lance la mise en conformité avec la législation sur la protection des données, attribue les rôles internes et fixe les priorités ; à adopter au début de la démarche et à conserver au dossier.
- Modèle de lettre de nomination du conseiller à la protection des données (DPO)Lettre par laquelle l'organisation désigne le conseiller à la protection des données (art. 10 LPD) ou le délégué à la protection des données (art. 37 RGPD), interne ou externe, et en fixe les tâches, l'indépendance et les ressources.
- Modèle de mandat pour le représentant dans l'UE (art. 27 RGPD)Mandat écrit par lequel une organisation qui n'est pas établie dans l'Union européenne désigne son représentant selon l'art. 27 RGPD et en définit les tâches et les limites.
- Modèle de désignation d'un référent interne pour la protection des donnéesActe par lequel l'organisation confie à une personne un rôle pour la protection des données (répondant interne, traitement des demandes, gestion des violations), avec ses tâches, ses pouvoirs et son suppléant.
- Modèle de politique interne de protection des donnéesRègles internes par lesquelles l'organisation fixe les principes, les rôles et les procédures applicables au traitement des données personnelles; elle vaut pour tous les collaborateurs et constitue le document de référence du programme de protection des données.
Règles sur les données
- Modèle de consentement des parents au traitement des données de leur enfantFormulaire par lequel un parent ou le représentant légal consent au traitement des données personnelles d'un mineur ; à utiliser lorsque le traitement requiert un consentement et que le mineur ne peut pas le donner seul.
- Modèle de politique de confidentialité pour les clients et les partenaires contractuelsDéclaration à remettre aux clients et aux partenaires contractuels à la conclusion du contrat, avec une section séparée et facultative pour le consentement au marketing.
- Modèle d'autorisation d'utilisation de l'image de clients, d'invités et de visiteursFormulaire par lequel les clients, les invités et les visiteurs d'événements consentent à l'utilisation de photographies et de vidéos sur lesquelles ils apparaissent, séparément pour chaque canal de communication ; à faire signer avant la publication.
- Modèle d'autorisation d'utilisation de l'image des collaborateursFormulaire par lequel les collaborateurs consentent librement, et séparément pour chaque canal, à l'utilisation de photographies et de vidéos sur lesquelles ils apparaissent dans la communication de l'entreprise ; à faire signer avant toute publication.
- Modèle de politique de conservation des données avec les délaisRègles internes sur la durée de conservation des données personnelles et sur la manière de les éliminer, avec un tableau des délais par catégorie de documents à compléter.
- Modèle de formulaire de révocation du consentement des parentsFormulaire par lequel un parent ou le représentant légal révoque le consentement donné pour le traitement des données d'un mineur; à remettre avec le formulaire de consentement des parents.
- Modèle de formulaire de révocation du consentementFormulaire par lequel une personne révoque un consentement donné précédemment; à mettre à disposition avec chaque collecte de consentement.
- Modèle d'évaluation de l'intérêt légitime (LIA)Fiche pour vérifier et documenter, au moyen du test en trois étapes, qu'un traitement peut se fonder sur l'intérêt de l'organisation sans l'emporter indûment sur les droits des personnes.
Informer les personnes
- Modèle de clause de confidentialité pour les e-mailsTexte bref à insérer au bas des e-mails professionnels, avec l'avis de confidentialité et le renvoi à la déclaration de protection des données.
- Modèle de politique en matière de cookies pour sites suisses et européensInformation sur les cookies et les technologies similaires utilisés par le site web, avec les catégories, la manière de les accepter ou de les refuser et les paramètres du navigateur.
- Modèle de politique de confidentialité pour une applicationDéclaration à publier dans l'application mobile et sur sa fiche dans la boutique d'applications ; elle explique quelles données l'application collecte, quelles autorisations de l'appareil elle utilise et quels sont les droits des utilisateurs.
- Modèle de politique de confidentialité pour les candidatsDéclaration destinée aux personnes qui postulent à un emploi ; elle explique comment les données de la candidature sont traitées, combien de temps elles sont conservées et à quelles conditions elles restent dans un vivier de talents.
- Modèle de politique de confidentialité pour les collaborateursDéclaration à remettre aux collaborateurs lors de l'engagement ; elle explique quelles données l'employeur traite dans le cadre des rapports de travail, pourquoi, pendant combien de temps et avec quels droits.
- Modèle de politique de confidentialité pour site web (nLPD et RGPD)Déclaration à publier sur le site web ; elle explique aux visiteurs quelles données sont collectées, pourquoi, à qui elles sont communiquées et quels sont leurs droits.
- Modèle d'information et de panneau pour la vidéosurveillanceTexte bref pour le panneau à apposer à l'entrée des zones sous vidéosurveillance et information complète à tenir à la disposition des visiteurs, des clients et des collaborateurs.
- Modèle de politique d'entreprise sur l'utilisation de l'intelligence artificielleRègles pour les collaborateurs sur l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle, avec liste des outils approuvés, données à ne pas saisir, contrôle humain des résultats et inventaire des cas d'utilisation.
Protéger et déléguer
- Modèle de communication d'une violation de la sécurité des données aux personnes concernéesModèle de lettre pour informer, dans un langage simple, les personnes dont les données ont été touchées par une violation de la sécurité.
- Modèle de contrat de sous-traitance (art. 9 LPD, art. 28 RGPD)Contrat à signer avec chaque prestataire qui traite des données personnelles pour le compte de l'organisation (hébergement, cloud, salaires, newsletter, assistance informatique), avec des annexes sur le traitement, les mesures de sécurité et les sous-traitants ultérieurs.
- Modèle d'engagement de confidentialité et d'instructions pour les collaborateursDéclaration par laquelle le collaborateur qui accède à des données personnelles s'engage à la confidentialité et reçoit les instructions pour les traiter ; à faire signer à l'engagement ou au début de la mission.
- Modèle de mesures techniques et organisationnelles de sécurité (TOM)Description des mesures techniques et organisationnelles par lesquelles l'organisation protège les données personnelles, avec des tableaux à compléter sur l'état et les remarques ; sert de preuve de la sécurité et d'annexe aux contrats.
- Modèle de formulaire interne de signalement d'une violation de la sécurité des donnéesFormulaire interne par lequel chaque collaborateur signale immédiatement une violation, même seulement soupçonnée, de la sécurité des données personnelles.
- Modèle de notification d'une violation de la sécurité des données à l'autoritéModèle pour notifier une violation de la sécurité des données à l'autorité de protection des données, avec toutes les informations exigées par la loi.
- Modèle de politique BYOD sur l'utilisation d'appareils privés au travailRègles pour les collaborateurs qui utilisent un smartphone, une tablette ou un ordinateur privés pour le travail, avec exigences de sécurité, séparation des données, limites des contrôles de l'entreprise et déclaration d'acceptation.
- Modèle de procédure en cas de violation de la sécurité des données (data breach)Procédure interne qui fixe qui fait quoi lorsque des données personnelles sont perdues, volées, altérées ou rendues accessibles à des personnes non autorisées, de la découverte à la notification et à la clôture du cas.
- Modèle de registre des violations de la sécurité des donnéesRegistre dans lequel documenter chaque violation de la sécurité des données, notifiée ou non, avec les faits, les conséquences, les mesures prises et les décisions arrêtées.
- Modèle de règlement d'utilisation des outils informatiques de l'entrepriseRègles pour les collaborateurs sur l'utilisation des ordinateurs, de la messagerie électronique, d'internet et des services cloud, avec les limites des contrôles de l'employeur et l'obligation de signaler les incidents.
- Modèle d'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)Modèle pour évaluer, avant de commencer un traitement susceptible d'entraîner un risque élevé, les risques pour les personnes et les mesures pour les réduire, et pour documenter la décision.
- Modèle d'évaluation du risque d'une violation de la sécurité des donnéesFiche de travail pour évaluer le risque qu'une violation entraîne pour les personnes touchées et pour documenter la décision de notifier ou non à l'autorité et aux personnes concernées.
- Modèle d'évaluation d'une communication de données à l'étranger (TIA)Fiche pour documenter et évaluer un transfert de données personnelles vers un pays sans protection adéquate, de la base du transfert aux mesures supplémentaires et à la conclusion.
Répondre et maintenir
- Modèle de programme de formation des collaborateurs à la protection des donnéesProgramme des sessions de formation à la protection des données pour les collaborateurs, avec les thèmes, les destinataires, le contrôle des acquis et la liste de présence.
- Modèle de formulaire de demande d'accès aux données personnellesFormulaire par lequel une personne demande si des données personnelles la concernant sont traitées, lesquelles, et à en recevoir une copie ; à publier sur le site ou à remettre à toute personne qui en fait la demande.
- Modèle de formulaire de demande d'effacement, de rectification ou d'oppositionFormulaire par lequel une personne demande l'effacement de ses données personnelles ou, à défaut, leur rectification, ou s'oppose à un traitement ; à publier sur le site ou à remettre à toute personne qui en fait la demande.
- Modèle de procédure de traitement des demandes des personnes concernéesProcédure interne qui fixe comment recevoir, vérifier, traiter et documenter les demandes par lesquelles les personnes exercent leurs droits (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, décisions automatisées).
- Modèles de réponses aux demandes des personnes concernéesRecueil de lettres prêtes à être adaptées et envoyées aux personnes qui exercent leurs droits (accusé de réception, vérification de l'identité, réponse à la demande d'accès, confirmation d'effacement, refus motivé, prolongation du délai).
Comment ça marche
- Choisissez le modèle : la page dit à quoi il sert et ce qu'il faut décider avant.
- Sur la plateforme, répondez aux questions du modèle : nom, contacts et lois applicables sont déjà remplis.
- Modifiez le texte, rendez-le définitif et téléchargez-le en Word ou PDF, ou faites-le signer.
Un modèle est une information générale, pas un conseil sur votre cas : il doit être adapté à votre organisation. Pour une question sur votre cas, il y a le conseil d'Advisorn.