Déclaration de protection des données

Cette déclaration explique quelles données personnelles EasyLPD traite, pourquoi, pendant combien de temps et à qui elle les confie. Elle s'applique au site easylpd.ch (et easydsg.ch), à la plateforme sur /app et aux pages que la plateforme met à la disposition de personnes externes (portail de formation, page publique d'une organisation, questionnaire pour les fournisseurs, vérification d'un certificat, signature d'un document).

S'appliquent la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsque les conditions en sont remplies, le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD).

1. Qui traite les données

Responsable du traitement

Advisorn GmbH, Via Valdani 2, 6830 Chiasso, Suisse E-mail : contact@easylpd.ch

Advisorn GmbH est responsable du traitement des données des personnes qui visitent le site, qui ouvrent un compte et qui achètent un abonnement ou une prestation de conseil.

Quand EasyLPD est sous-traitant

Tout ce qu'une organisation cliente saisit dans la plateforme sur d'autres personnes (collaborateurs, clients, fournisseurs, personnes qui exercent un droit, signataires d'un document) est traité par Advisorn GmbH pour le compte de cette organisation, qui en reste responsable du traitement. Dans ces cas, c'est la déclaration de l'organisation qui s'applique, et les demandes doivent lui être adressées : nous les lui transmettons si elles nous parviennent.

2. Quelles données nous traitons et pourquoi

2.1 Visite du site

Le site n'utilise ni cookies de suivi ni services d'analyse de tiers. Les visites des pages publiques sont comptées par nous :

• page consultée, langue, site de provenance, éventuelles étiquettes de campagne du lien, secondes passées sur la page ;
• pays et canton ou région, type d'appareil, famille du navigateur et du système d'exploitation (jamais l'identifiant complet du navigateur) ;
• un code dérivé de l'adresse IP et du navigateur, différent chaque jour, qui sert uniquement à compter les visiteurs d'une journée et ne permet pas de reconnaître une personne d'un jour à l'autre ;
• de l'adresse IP, seulement le réseau, c'est-à-dire l'adresse sans sa dernière partie, effacé après 30 jours. L'adresse complète n'est pas conservée.

Les personnes qui ont activé dans leur navigateur « Global Privacy Control » ou « Do Not Track » ne sont pas comptées du tout. Les requêtes de programmes automatiques (moteurs de recherche, services d'intelligence artificielle, autres robots) sont enregistrées avec le nom que le programme déclare.

Finalité : comprendre quelles pages sont utiles et d'où viennent les visiteurs. Base juridique : notre intérêt légitime à améliorer le site avec des données qui n'identifient pas une personne.

Page d'état. La page de l'état du service (status.easylpd.ch), vers laquelle renvoie le lien « État du service », est gérée par Better Stack, Inc., et non par nous. Cette page charge des outils propres à Better Stack, dont Google Ads (Google), qui peuvent utiliser des cookies et recevoir l'adresse IP et les données du navigateur de la personne qui l'ouvre ; pour ces données, la déclaration de protection des données de Better Stack s'applique. Le reste du site ne charge rien de Better Stack ni de Google.

2.2 Auto-évaluation sans compte

Les réponses de l'auto-évaluation gratuite restent dans le navigateur de la personne qui la remplit. Elles ne parviennent à nos serveurs que si cette personne ouvre un compte et choisit de les reprendre. Il en va de même pour le serveur MCP public (https://easylpd.ch/api/mcp), par lequel un assistant d'intelligence artificielle utilise l'auto-évaluation et nos guides : les questions et réponses qu'il reçoit ne sont pas conservées.

2.3 Compte

• nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé uniquement sous une forme illisible), état de confirmation de l'adresse ;
• si activés : authentification en deux étapes, clés d'accès (passkeys), connexion avec Google ou Microsoft (nous ne recevons d'eux que le nom et l'adresse e-mail) ;
• sessions de connexion : date, adresse IP et navigateur, pour protéger le compte et permettre de les fermer ;
• tentatives de connexion, pour limiter les abus ;
• appareils qui ont demandé les notifications push.
• la version des conditions générales acceptée à l'ouverture du compte, avec la date.

Finalité : fournir le service et le protéger. Base juridique : l'exécution du contrat et notre intérêt légitime à la sécurité.

Utilisation de la plateforme : pour chaque jour, quelles sections (par exemple le registre ou les documents) vous avez ouvertes et combien de pages, jamais ce que vous y lisez ou écrivez. Seul le personnel d'EasyLPD le voit, pour comprendre ce qui sert et ce qu'il faut améliorer. Base juridique : notre intérêt légitime à améliorer le service.

2.4 Contenus de la plateforme

Données de l'organisation, réponses des évaluations, plan d'action, registre des activités de traitement, fournisseurs, désignations (nom, adresse e-mail et fonction des personnes désignées), consentements et prises de connaissance (nom et adresse e-mail du signataire, les réponses, le jour et la famille du navigateur et du système avec lesquels il a signé, jamais l'adresse IP), documents et fichiers téléversés, violations, analyses d'impact, demandes des personnes concernées, tâches, journal des modifications, notifications. Ces contenus peuvent concerner des tiers : nous les traitons pour le compte de l'organisation cliente (point 1).

Le personnel d'Advisorn ne lit pas les contenus d'un client. Seul un conseiller peut le faire, en lecture seule, après que le client lui a accordé l'accès pour une durée limitée ; chaque consultation est inscrite dans le journal des modifications du client, qui peut révoquer l'accès à tout moment.

2.5 Abonnement, factures et conseil

• données de facturation (raison sociale, adresse, numéro TVA), abonnement et factures ;
• les paiements par carte sont gérés par Stripe : nous ne voyons ni ne conservons les données de la carte ;
• demandes de conseil et signalements au support technique, avec les fichiers que le client y joint (conservés à Zurich comme les autres fichiers et visibles pour lui et pour Advisorn), et heures fournies ;
• la réservation d'un entretien de découverte : elle a lieu sur la page de Cal.com, vers laquelle nos boutons renvoient par un simple lien (rien de Cal.com n'est intégré sur notre site). Cal.com reçoit le nom, l'adresse e-mail et ce qui est écrit dans la réservation, et nous les transmet pour organiser l'entretien.

Base juridique : l'exécution du contrat et les obligations légales de conservation des pièces comptables.

2.6 Signature des documents

Signature dans la plateforme. Lorsqu'un membre signe un document, nous conservons le nom, l'adresse e-mail, la date et l'heure, la manière dont il a confirmé son identité et l'empreinte (SHA-256) du PDF signé.

Consentements et prises de connaissance. Une organisation peut demander à des clients, des parents ou des collaborateurs de confirmer qu'ils ont lu un document ou de donner un consentement. Le signataire reçoit de notre part, par e-mail, le lien et un code à 6 chiffres ; aucun compte n'est nécessaire et nous n'utilisons pas de cookies. Nous conservons pour l'organisation le texte signé, les réponses, le nom et l'adresse e-mail, le jour et la famille du navigateur et du système. Ces données restent à Zurich et ne sont pas transmises à BA Scribe.

Signature de personnes sans compte. Une organisation peut demander la signature d'une personne externe au moyen de BA Scribe, un service d'Aletheia Tech Ltd (Royaume-Uni). Nous transmettons à BA Scribe le nom et l'adresse e-mail du signataire, le titre et l'empreinte du document. Le document n'est pas transmis : il reste dans nos archives à Zurich et le navigateur du signataire le lit depuis là. Pendant la signature, BA Scribe enregistre également l'adresse IP et le navigateur du signataire, l'heure de la vérification de l'adresse e-mail, du consentement et de la signature. Ces données figurent dans la preuve de signature et dans le certificat que BA Scribe émet et que nous conservons avec le document, afin que l'organisation puisse prouver la signature. BA Scribe efface les données personnelles des signataires 30 jours après la clôture de la demande.

Dans les deux cas, il s'agit d'une signature électronique simple, et non d'une signature électronique qualifiée.

2.7 Preuves d'existence

Pour les documents définitifs, les copies signées, les preuves de signature, les certificats de formation et les exportations du dossier, nous calculons l'empreinte SHA-256 du fichier et la faisons ancrer sur des blockchains publiques (Polygon et Bitcoin) au moyen de BA Stamp, un service d'Aletheia Tech Ltd. Nous ne transmettons à BA Stamp que l'empreinte et un nom de fichier composé du titre du document et de la version, jamais le contenu et jamais le nom d'une personne. Une empreinte ne permet pas de remonter au contenu. Ce qui est enregistré sur une blockchain publique ne peut pas être effacé.

2.8 Pages pour des personnes externes

• Portail de formation : nom et adresse e-mail indiqués par le collaborateur, cours suivis, score, confirmations de lecture des documents. Si l'employeur la charge, également la liste des collaborateurs (nom et adresse e-mail), utilisée uniquement pour voir qui n'a pas encore suivi un cours et envoyer un rappel.
• Vérification d'un certificat : la personne qui possède le code imprimé sur le certificat voit le nom, l'organisation, le cours, le score et la validité. Les certificats ne peuvent être ni listés ni recherchés.
• Page publique et formulaire de demande : ce que la personne écrit dans le formulaire parvient à l'organisation à laquelle elle s'adresse.
• Questionnaire pour les fournisseurs : les réponses parviennent à l'organisation qui l'a envoyé.

Pour ces pages, le responsable du traitement est l'organisation qui les utilise.

2.9 E-mails et notifications

Nous n'envoyons que des e-mails de service : confirmation de l'adresse, récupération du mot de passe, invitations, rappels des échéances, avis, factures. Un avis indique que quelque chose est arrivé et renvoie à la plateforme : les données restent derrière la connexion, à l'exception de la facture, jointe en PDF. Les e-mails sont envoyés au moyen de Brevo, qui en compte les ouvertures et les clics de manière anonyme, sans les relier à la personne qui les reçoit : nous n'utilisons pas ces décomptes. Les notifications push, si elles sont activées, passent chiffrées par le service du fabricant du navigateur ou de l'appareil (Apple, Google, Mozilla, Microsoft), qui apprend seulement que l'appareil a reçu un message de notre part.

2.10 Formulaire de contact

La personne qui nous écrit depuis la page de contact nous confie son nom, son adresse e-mail, l'organisation si elle l'indique, le sujet et le message. Ils nous parviennent par e-mail au moyen de Brevo et nous les conservons dans la boîte de réception aussi longtemps que nécessaire pour répondre et pour le suivi de la demande. Base juridique : l'intérêt à répondre aux personnes qui nous contactent.

3. Cookies et stockage du navigateur

Nous n'utilisons que ce qui est nécessaire au fonctionnement du service :

• un cookie de session, lorsque vous vous connectez à la plateforme ;
• un cookie avec la langue choisie ;
• sur le portail de formation, un cookie qui confirme pendant 12 heures l'identité du collaborateur après le code reçu par e-mail ;
• dans le stockage du navigateur : le thème clair ou sombre, l'état de la barre latérale et, avant l'ouverture d'un compte, les réponses de l'auto-évaluation.

Aucun cookie publicitaire ou de profilage. C'est pourquoi nous ne demandons pas de consentement : un bref avis sur le site l'explique et renvoie à la page sur les cookies. Les noms et les durées figurent sur la page sur les cookies.

4. Où sont les données et qui les reçoit

Les données des clients et leurs copies de sauvegarde sont conservées en Suisse : la base de données à Zurich, les fichiers téléversés à Zurich, les copies de sauvegarde chiffrées à Genève. Le code de l'application est exécuté à Francfort (Allemagne).

Nous recourons aux fournisseurs suivants, auxquels nous ne confions que les données nécessaires à leur tâche :

Pour la signature, BA Scribe recourt à son tour à des fournisseurs pour la base de données, l'exécution et l'envoi du code de vérification par e-mail.

Communications à l'étranger. L'Union européenne et le Royaume-Uni offrent, selon le Conseil fédéral et la Commission européenne, une protection adéquate des données. Vers les États-Unis, les données ne sont communiquées qu'à des sociétés certifiées selon le Data Privacy Framework ou sur la base des clauses contractuelles types.

Nous ne vendons pas de données et ne les communiquons pas à d'autres, sauf lorsque la loi nous y oblige.

5. Pendant combien de temps

6. Sécurité

Connexions chiffrées, mots de passe conservés sous une forme illisible, authentification en deux étapes et clés d'accès (passkeys) à la disposition de chaque utilisateur, données séparées par organisation, copies de sauvegarde chiffrées avec une clé qui ne se trouve pas sur les serveurs, journal des modifications pour chaque organisation. Les fichiers téléversés ne sont pas analysés à la recherche de logiciels malveillants.

7. Vos droits

Vous pouvez demander à savoir quelles données nous traitons à votre sujet, à en recevoir une copie, à les faire rectifier ou effacer, à en limiter le traitement ou à vous y opposer, et à les recevoir dans un format réutilisable. Les personnes qui ont un compte trouvent sur la page « Compte » l'exportation des données de l'organisation et la suppression de l'organisation et du compte.

Écrivez à contact@easylpd.ch : nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vos données ont été saisies par une organisation cliente, adressez-vous à elle.

Vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch, ou, si le RGPD s'applique, à l'autorité de contrôle de votre pays.

8. Décisions automatisées

Le score de l'auto-évaluation est calculé automatiquement à partir des réponses et sert uniquement d'indication pour l'organisation : il ne produit pas d'effets juridiques sur une personne. Nous ne faisons pas de profilage.

9. Modifications

Nous mettons à jour cette déclaration lorsque la manière dont nous traitons les données change. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut.