Les présentes conditions régissent l'utilisation d'EasyLPD, la plateforme de protection des données accessible sur easylpd.ch et easydsg.ch, et les prestations de conseil achetées par l'intermédiaire de la plateforme.
Fournisseur : Advisorn GmbH, Via Valdani 2, 6830 Chiasso, Suisse, IDE CHE-314.881.260 TVA, contact@easylpd.ch (« Advisorn », « nous »).
Client : l'entreprise, l'entité ou l'organisation qui ouvre un compte sur EasyLPD, représentée par la personne qui l'ouvre (« le client »). EasyLPD est un service destiné aux personnes qui exercent une activité professionnelle ou commerciale, non aux consommateurs.
1. Conclusion du contrat
1.1 Le contrat est conclu lorsque le client ouvre un compte et accepte les présentes conditions. La personne qui ouvre le compte déclare être autorisée à représenter l'organisation.
1.2 Un abonnement payant est conclu par le paiement sur la page de Stripe ; un forfait d'heures ou une offre, par le paiement ou par l'acceptation dans la plateforme.
1.3 Font partie du contrat : les présentes conditions, l'annexe sur le traitement des données pour le compte du client (au bas de cette page), la déclaration de protection des données, les prix indiqués dans la plateforme au moment de l'achat et, pour le conseil, l'offre acceptée.
2. Le service
2.1 EasyLPD aide le client à se mettre en conformité avec la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu'il s'applique, avec le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) : une auto-évaluation, un plan d'action, des modèles de documents, des registres, la gestion des violations et des demandes, la formation des collaborateurs et le dossier qui documente l'état atteint. Les fonctions de chaque plan sont décrites dans la plateforme.
2.2 Ce n'est pas du conseil. Les scores, le plan d'action, les indications, les guides et les modèles sont des outils généraux, rédigés pour de nombreuses organisations. Ils n'évaluent pas le cas concret du client et ne remplacent pas un conseil. Le client décide de ce qu'il fait et adapte les documents à sa propre situation ; il reste responsable du respect de la loi. Une évaluation du cas concret relève du conseil (point 6).
2.3 Nous ne certifions pas. L'état de conformité, le dossier et leurs PDF décrivent ce que le client a enregistré dans la plateforme : ils n'attestent pas que l'organisation est conforme à la loi. Les attestations de formation indiquent qu'une personne a terminé un cours sur la plateforme ; c'est le client qui les émet au moyen d'EasyLPD.
2.4 Signatures et preuves d'existence. La signature dans la plateforme et celle des personnes externes au moyen de BA Scribe sont des signatures électroniques simples, non qualifiées : selon le droit suisse, seule une signature électronique qualifiée accompagnée d'un horodatage électronique qualifié est assimilée à la signature manuscrite. Les preuves d'existence (BA Stamp) démontrent qu'un fichier ayant une certaine empreinte existait à un certain moment ; ce ne sont pas des horodatages électroniques qualifiés. Une copie signée téléversée par le client n'est pas vérifiée.
2.5 Disponibilité. Nous faisons notre possible pour que la plateforme soit accessible et fonctionne sans erreurs, mais nous ne garantissons pas une disponibilité ininterrompue. Nous pouvons l'interrompre pour maintenance, en l'annonçant si possible. Nous pouvons améliorer et modifier les fonctions ; nous ne retirons pas à un abonnement en cours une fonction essentielle de son plan.
2.6 Services de tiers. Pour certaines fonctions, nous recourons à des fournisseurs (énumérés dans la déclaration de protection des données). Si un service de tiers n'est pas disponible, la fonction qui en dépend peut manquer pendant ce temps ; une preuve d'existence ou une signature qui n'a pas été possible peut être demandée à nouveau.
3. Compte et utilisation
3.1 Le client garde confidentielles les données de connexion, n'invite que des personnes autorisées et en répond comme de lui-même. Il peut rendre obligatoire l'authentification en deux étapes (plan Business).
3.2 Le client ne saisit que des contenus qu'il a le droit de traiter et de nous confier ; en particulier, il informe les personnes dont il saisit les données, conformément à sa propre déclaration de protection des données. Il n'utilise pas la plateforme à des fins illicites, ne cherche pas à accéder aux données d'autres clients et n'en compromet pas le fonctionnement.
3.3 Nous pouvons suspendre un compte, après un avertissement si les circonstances le permettent, s'il est utilisé en violation des présentes conditions ou met en danger la sécurité de la plateforme ou d'autres clients.
4. Plans et prix
4.1 Free est gratuit et sans échéance, pour une personne. Pro et Business sont des abonnements mensuels ou annuels. Pro comprend jusqu'à 3 personnes ; Business un nombre illimité de personnes, les fonctions indiquées pour ce plan et la possibilité d'ajouter d'autres sociétés du groupe.
4.2 Prix (en francs suisses, TVA incluse pour les clients en Suisse et au Liechtenstein ; à l'étranger, la TVA suisse n'est pas appliquée) :
| Mensuel | Annuel | |
|---|---|---|
| Pro | CHF 79 | CHF 790 |
| Business | CHF 249 | CHF 2'490 |
| Société supplémentaire (Business) | CHF 99 | CHF 990 |
Les prix indiqués dans la plateforme au moment de l'achat font foi.
4.3 L'abonnement est payé d'avance par carte au moyen de Stripe et se renouvelle automatiquement pour la même période, tant que le client ne le résilie pas. Une société supplémentaire est une ligne de l'abonnement Business de la société principale et est payée pour la même période.
4.4 Le client change de plan ou résilie depuis la page « Plan et facturation ». La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée ; un changement de plan est calculé par Stripe au prorata de la période restante.
4.5 Garantie de 30 jours. Si le premier paiement d'un abonnement remonte à 30 jours au plus, nous le remboursons intégralement sur demande et l'abonnement prend fin. La garantie ne s'applique pas aux renouvellements, aux forfaits d'heures ni au conseil.
4.6 Nous pouvons modifier les prix pour la période suivante, en l'annonçant au moins 30 jours avant l'échéance de la période en cours ; le client qui ne les accepte pas résilie avant l'échéance.
4.7 Les factures sont émises par Advisorn GmbH et restent consultables dans la plateforme.
5. Fin de l'abonnement et suppression
5.1 À la fin d'un abonnement payant, l'organisation passe au plan Free. Les contenus des modules payants restent consultables et exportables en lecture seule pendant 12 mois ; nous les effaçons ensuite, avec un préavis de 30 et de 7 jours. Le compte, l'évaluation, le plan d'action, les factures et le journal des modifications sont conservés.
5.2 Le client peut à tout moment exporter les données de l'organisation et supprimer l'organisation ou son propre compte depuis la plateforme. La suppression devient définitive après 15 jours, pendant lesquels elle peut être annulée. Les copies de sauvegarde chiffrées sont conservées 30 jours ; les factures 10 ans, comme l'exige la loi. Ce qui est ancré sur une blockchain publique (uniquement des empreintes de fichiers) ne peut pas être effacé.
5.3 Le client peut résilier le contrat pour le plan Free à tout moment en supprimant l'organisation. Nous pouvons le résilier moyennant un préavis de 3 mois, ou sans préavis pour de justes motifs ; un abonnement déjà payé se poursuit jusqu'à son échéance, sauf en cas de justes motifs.
6. Conseil
6.1 Le conseil sur le cas concret du client est fourni par Advisorn par l'intermédiaire de la plateforme. Il s'agit d'un service distinct de l'abonnement, payant selon le tarif indiqué dans la plateforme (actuellement CHF 250 l'heure plus TVA) ou selon une offre acceptée.
6.2 Heures prépayées. Une question est payée avec un forfait d'heures acheté au préalable. Le temps de chaque réponse est décompté par unités de 15 minutes, au minimum 15 minutes, et déduit du forfait qui expire en premier. Un forfait est valable 12 mois à compter de l'achat ; les heures non utilisées dans ce délai sont perdues. Les forfaits ne sont pas remboursables. Le premier entretien introductif et une violation des données en cours ne requièrent pas de forfait acheté au préalable : le temps est décompté de la même manière et, si aucun forfait ne le couvre, facturé.
6.3 Offres. La révision de documents et les services continus font l'objet d'une offre, valable pour le délai indiqué. Une fois acceptée, elle devient une facture, payable à réception par carte ou par virement (QR-facture).
6.4 Le conseiller externe (service continu) comprend les heures par année indiquées dans l'offre ; les heures au-delà du forfait sont indiquées et facturées séparément.
6.5 Le conseil est un mandat (art. 394 ss CO) : Advisorn le fournit avec diligence sur la base des informations reçues du client, sans garantir de résultat. Le client peut accorder à un conseiller l'accès en lecture seule à ses données pour une durée limitée ; chaque consultation est inscrite dans le journal des modifications du client, qui peut révoquer l'accès à tout moment.
7. Contenus et droits
7.1 Les contenus saisis par le client restent les siens. Il nous accorde le droit de les traiter uniquement pour fournir le service.
7.2 La plateforme, les textes, les guides, les cours et les modèles de documents appartiennent à Advisorn ou à ceux qui nous les ont concédés. Le client peut utiliser les documents générés et les cours pour sa propre organisation, même après la fin du contrat, mais ne peut ni les revendre ni les mettre à la disposition de tiers comme son propre produit.
8. Protection des données et confidentialité
8.1 Pour les données des personnes qui utilisent le site et la plateforme, Advisorn est responsable du traitement : la déclaration de protection des données s'applique. Pour les données que le client saisit sur d'autres personnes, Advisorn traite pour le compte du client : l'annexe au bas de cette page s'applique.
8.2 Nous traitons comme confidentielles les informations du client dont nous avons connaissance, même après la fin du contrat.
9. Responsabilité
9.1 Nous répondons des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave. En cas de négligence légère, nous ne répondons que des dommages directs, jusqu'à concurrence du montant payé par le client au cours des 12 mois précédant le fait pour le service dont est né le dommage ; nous ne répondons pas du gain manqué, de la perte de données que le client aurait pu éviter au moyen des exportations, des sanctions ni des prétentions de tiers découlant de décisions du client.
9.2 Nous ne répondons pas des dommages dus à des interruptions ou à des erreurs de services de tiers, à la force majeure ou à une utilisation de la plateforme contraire aux présentes conditions.
9.3 Les limitations ne s'appliquent pas là où la loi les exclut, en particulier pour les dommages à la vie et à l'intégrité corporelle.
10. Modifications des présentes conditions
Nous pouvons modifier les présentes conditions. Nous annonçons une modification qui désavantage le client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail ou dans la plateforme ; le client qui ne l'accepte pas peut résilier l'abonnement pour la date de son entrée en vigueur et reçoit le remboursement de la part déjà payée de la période suivante. Si le client continue d'utiliser la plateforme après cette date, la modification est réputée acceptée.
11. Droit applicable et for
Le droit suisse est applicable, à l'exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises. Le for est à Chiasso, siège d'Advisorn ; nous pouvons également actionner le client à son siège. Si une clause devait être invalide, les autres restent valables.
Le texte italien fait foi.
Annexe : traitement des données pour le compte du client
La présente annexe constitue le contrat prévu par l'art. 9 LPD et, lorsque le RGPD s'applique, par l'art. 28 RGPD. Elle s'applique aux données personnelles que le client saisit dans la plateforme sur d'autres personnes.
A.1 Rôles. Le client est le responsable du traitement ; Advisorn traite les données pour son compte (sous-traitant).
A.2 Objet et durée. Advisorn conserve les données et les traite pour fournir les fonctions de la plateforme choisies par le client, pendant la durée du contrat et pendant les délais de conservation du point 5.
A.3 Données et personnes. Les catégories dépendent de ce que le client saisit : en règle générale, des données d'identification et de contact, des données contractuelles et professionnelles, des données relatives aux demandes et aux violations et, si le client les enregistre, des données personnelles sensibles. Les personnes sont celles dont le client traite les données : collaborateurs, candidats, clients, fournisseurs, personnes qui exercent un droit, signataires.
A.4 Instructions. Advisorn ne traite les données que selon les instructions du client, données par le présent contrat et par l'utilisation que le client fait de la plateforme, sauf obligation légale, qu'elle communique au client si la loi le permet. Si elle estime qu'une instruction viole la loi, elle le signale.
A.5 Confidentialité. Les personnes qui peuvent accéder aux données sont tenues à la confidentialité. Le personnel d'Advisorn ne lit pas les contenus du client, sauf dans le cadre d'un accès accordé par le client (point 6.5) ou d'une intervention technique nécessaire.
A.6 Sécurité. Advisorn prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque, en particulier : connexions chiffrées ; données séparées par organisation ; base de données et fichiers en Suisse ; copies de sauvegarde chiffrées avec une clé qui ne se trouve pas sur les serveurs, conservées en Suisse ; mots de passe conservés sous une forme illisible ; authentification en deux étapes et clés d'accès (passkeys) ; rôles et autorisations dans la plateforme ; journal des modifications pour chaque organisation ; accès du personnel limité au nécessaire. Les fichiers téléversés ne sont pas analysés à la recherche de logiciels malveillants.
A.7 Sous-traitants ultérieurs. Le client autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés sur la page « Sous-traitants ultérieurs » du site, qui reprend le point 4 de la déclaration de protection des données. Advisorn leur impose les mêmes obligations de protection et annonce un nouveau sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l'avance sur cette page ; le client peut s'y opposer pour des motifs liés à la protection des données et, si aucune solution n'est trouvée, résilier le contrat pour la date du changement.
A.8 Communications à l'étranger. Les données du client sont conservées en Suisse. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur les traite dans un autre pays, cela se fait vers des pays offrant une protection adéquate ou avec les garanties prévues par la loi, comme le décrit la déclaration de protection des données.
A.9 Assistance. Advisorn aide le client, avec les outils de la plateforme et sur demande, à répondre aux demandes des personnes concernées, à garantir la sécurité, à gérer une violation et à effectuer une analyse d'impact. Une demande d'une personne concernée qui parvient à Advisorn est transmise au client.
A.10 Violations. Advisorn informe le client dans les meilleurs délais d'une violation de la sécurité des données qui le concerne, avec les informations dont elle dispose.
A.11 Fin du traitement. À la fin du contrat, le client peut exporter les données ; Advisorn les efface conformément au point 5, sauf obligation de conservation prévue par la loi.
A.12 Vérifications. Advisorn fournit au client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Une vérification sur place est possible moyennant un préavis raisonnable, aux frais du client, si les informations fournies ne suffisent pas.