Le présent mandat régit le service par lequel Advisorn est le représentant en Suisse d'un responsable du traitement ayant son siège ou son domicile à l'étranger, conformément aux articles 14 et 15 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD).
Représentant : Advisorn GmbH, Via Valdani 2, 6830 Chiasso, Suisse, IDE CHE-314.881.260 (« Advisorn », « nous »).
Mandant : l'organisation ayant son siège ou son domicile à l'étranger qui conclut le mandat sur la plateforme EasyLPD, représentée par la personne qui le conclut (« le mandant »).
1. Objet et conclusion
1.1 Le mandant désigne Advisorn comme son représentant en Suisse au sens de l'art. 14 LPD, pour les traitements de données personnelles concernant des personnes en Suisse.
1.2 Le mandat est conclu lorsque le mandant accepte le présent texte dans la plateforme et paie la première période sur la page de Stripe. La personne qui le conclut déclare être autorisée à représenter le mandant. Le mandat est valable même si l'art. 14 LPD n'oblige pas le mandant à désigner un représentant.
1.3 Les conditions générales d'EasyLPD et leur annexe sur le traitement des données pour le compte du client s'appliquent en outre, dans la mesure où le présent mandat n'en dispose pas autrement.
2. Ce que fait le représentant
2.1 Interlocuteur. Nous sommes l'interlocuteur des personnes concernées et du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) pour le mandant (art. 14 al. 2 LPD), et l'adresse à laquelle le PFPDT peut adresser les communications destinées au mandant.
2.2 Transmission. Les demandes des personnes concernées envoyées au moyen du formulaire de demande du mandant lui parviennent directement, au moment de l'envoi. Les communications que nous recevons par courrier, par e-mail ou d'une autre manière, nous les transmettons au mandant dans un délai d'un jour ouvrable à compter de leur réception (jours ouvrables du canton du Tessin), à l'adresse e-mail des responsables de l'organisation dans la plateforme.
2.3 Registre. Nous tenons le registre des activités de traitement du mandant (art. 15 al. 1 LPD) dans la plateforme EasyLPD, avec les indications que le mandant y saisit, et nous le communiquons au PFPDT à sa demande (art. 15 al. 2 LPD). Nous ne vérifions pas que les indications sont exactes ou complètes.
2.4 Informations aux personnes concernées. À qui nous le demande, nous indiquons comment exercer ses droits envers le mandant (art. 15 al. 3 LPD) : l'adresse du mandant et son formulaire de demande.
2.5 Documents. Nous mettons à disposition dans la plateforme une lettre qui confirme la désignation et le paragraphe avec notre nom et notre adresse à insérer dans la déclaration de protection des données du mandant.
3. Ce que le représentant ne fait pas
3.1 Nous ne répondons pas sur le fond aux demandes des personnes concernées ou du PFPDT : c'est le mandant qui décide et qui répond. Nous transmettons au PFPDT les informations et les documents du mandant tels qu'il nous les fournit.
3.2 Nous ne donnons pas de conseil sur le cas du mandant. Le conseil d'Advisorn est un service distinct, régi par les conditions générales.
3.3 Nous n'assumons pas les obligations du mandant : il reste responsable du traitement et responsable du respect de la LPD et des autres lois applicables, y compris l'annonce des violations de la sécurité des données au PFPDT.
3.4 Nous ne représentons pas le mandant dans des procédures administratives ou judiciaires, nous n'acceptons pas de notifications d'actes judiciaires pour son compte et nous ne sommes pas son représentant dans l'Union européenne (art. 27 RGPD).
3.5 Nous ne certifions pas la conformité du mandant.
4. Obligations du mandant
4.1 Il fournit des indications véridiques et complètes et tient à jour le registre dans la plateforme avec les indications de l'art. 12 al. 2 LPD.
4.2 Il publie notre nom et notre adresse en tant que représentant (art. 14 al. 3 LPD), en règle générale dans sa déclaration de protection des données, avec le lien vers son formulaire de demande ; il les retire lorsque le mandat prend fin.
4.3 Il maintient dans la plateforme au moins un responsable joignable par e-mail et répond aux personnes concernées et au PFPDT dans les délais légaux.
4.4 Lorsque le PFPDT demande des informations, il les fournit de manière véridique et complète, y compris par notre intermédiaire ; il ne nous demande pas de transmettre des informations qu'il sait être fausses.
4.5 Il déclare que ni lui ni les personnes qui le contrôlent ne figurent sur une liste de sanctions de la Suisse (Secrétariat d'État à l'économie, SECO) et que son activité est licite ; il nous informe immédiatement si cela change.
4.6 Il choisit l'offre selon le nombre de ses collaborateurs et l'adapte si celui-ci dépasse la tranche choisie.
5. Contrôle du mandant
5.1 Le mandat est actif dès le paiement. Dans les jours qui suivent, nous contrôlons le mandant (secteur d'activité, listes de sanctions).
5.2 Si le contrôle donne un résultat négatif, ou si le mandant viole le point 4.4 ou 4.5, nous pouvons résilier le mandat avec effet immédiat. Dans ce cas, nous remboursons le montant payé pour la période non encore écoulée, ou l'intégralité si la résiliation intervient dans les 30 jours suivant le premier paiement.
6. Rémunération
6.1 La rémunération dépend de l'offre (représentant, ou représentant avec EasyLPD Pro) et de la tranche de collaborateurs choisies, selon les prix indiqués sur la page du service au moment de la conclusion. Elle est payée d'avance, chaque mois ou chaque année, par carte au moyen de Stripe, et se renouvelle automatiquement pour la même période.
6.2 La TVA suisse n'est pas appliquée aux mandants ayant leur siège à l'étranger.
6.3 La garantie de 30 jours des conditions générales s'applique : sur demande, nous remboursons intégralement le premier paiement effectué il y a 30 jours au plus et le mandat prend fin.
6.4 Si un paiement échoue, Stripe le présente à nouveau et en avise le mandant ; s'il reste impayé, l'abonnement est annulé et le mandat prend fin.
7. Durée et fin
7.1 Le mandat dure aussi longtemps que l'abonnement. Le mandant le résilie à tout moment depuis la page « Plan et facturation » ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée.
7.2 Nous pouvons résilier le mandat moyennant un préavis de 3 mois pour la fin d'un mois, ou avec effet immédiat pour de justes motifs, en particulier dans les cas du point 5.2.
7.3 À la fin du mandat, nous ne sommes plus le représentant du mandant. Le mandant retire notre nom et notre adresse de ses publications et, s'il est tenu d'en avoir un, désigne un nouveau représentant. Pendant trois mois, nous transmettons encore au mandant ce que nous recevons pour lui ; nous pouvons communiquer au PFPDT et à quiconque nous écrit que nous ne le représentons plus.
8. Responsabilité
8.1 Nous répondons conformément au point 9 des conditions générales des dommages causés par la violation de nos obligations selon le point 2, jusqu'à concurrence du montant payé par le mandant pour le mandat au cours des 12 mois précédant le fait.
8.2 Nous ne répondons pas des obligations du mandant, des sanctions, des amendes ou des mesures qui le concernent, ni du contenu du registre et des informations que nous transmettons pour lui.
8.3 Le mandant nous libère des prétentions de tiers et des frais, y compris les frais d'avocat raisonnables, découlant de la violation de ses obligations selon le point 4 ou de la loi.
9. Protection des données
Pour les données personnelles que nous recevons ou tenons pour le mandant (demandes des personnes concernées, registre, communications du PFPDT), nous traitons pour le compte du mandant, conformément à l'annexe des conditions générales. Les données sont conservées en Suisse.
10. Droit applicable et for
Le droit suisse est applicable. Le for est à Chiasso, siège d'Advisorn. Le texte italien fait foi.