Questo mandato regola il servizio con cui Advisorn è il rappresentante in Svizzera di un titolare del trattamento con sede o domicilio all'estero, secondo gli articoli 14 e 15 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD).
Rappresentante: Advisorn GmbH, Via Valdani 2, 6830 Chiasso, Svizzera, IDI CHE-314.881.260 («Advisorn», «noi»).
Mandante: l'organizzazione con sede o domicilio all'estero che conclude il mandato nella piattaforma EasyLPD, rappresentata dalla persona che lo conclude («il mandante»).
1. Oggetto e conclusione
1.1 Il mandante designa Advisorn quale suo rappresentante in Svizzera ai sensi dell'art. 14 LPD, per i trattamenti di dati personali concernenti persone in Svizzera.
1.2 Il mandato si conclude quando il mandante accetta questo testo nella piattaforma e paga il primo periodo nella pagina di Stripe. Chi lo conclude dichiara di essere autorizzato a rappresentare il mandante. Il mandato vale anche se l'art. 14 LPD non obbliga il mandante a designare un rappresentante.
1.3 Valgono inoltre le condizioni generali di EasyLPD e il loro allegato sul trattamento dei dati per conto del cliente, in quanto questo mandato non disponga diversamente.
2. Che cosa fa il rappresentante
2.1 Interlocutore. Siamo l'interlocutore delle persone interessate e dell'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) per il mandante (art. 14 cpv. 2 LPD), e il recapito al quale l'IFPDT può indirizzare le comunicazioni destinate al mandante.
2.2 Inoltro. Le richieste delle persone interessate inviate con il modulo di richiesta del mandante gli arrivano direttamente, al momento dell'invio. Le comunicazioni che riceviamo per posta, per e-mail o in altro modo le inoltriamo al mandante entro un giorno lavorativo dalla ricezione (giorni lavorativi del Cantone Ticino), all'indirizzo e-mail dei responsabili dell'organizzazione nella piattaforma.
2.3 Registro. Teniamo il registro delle attività di trattamento del mandante (art. 15 cpv. 1 LPD) nella piattaforma EasyLPD, con le indicazioni che il mandante vi inserisce, e lo trasmettiamo all'IFPDT su sua richiesta (art. 15 cpv. 2 LPD). Non verifichiamo che le indicazioni siano esatte o complete.
2.4 Informazioni alle persone interessate. A chi ce lo chiede indichiamo come esercitare i propri diritti nei confronti del mandante (art. 15 cpv. 3 LPD): l'indirizzo del mandante e il suo modulo di richiesta.
2.5 Documenti. Mettiamo a disposizione nella piattaforma una lettera che conferma la designazione e il paragrafo con il nostro nome e indirizzo da inserire nell'informativa del mandante.
3. Che cosa il rappresentante non fa
3.1 Non rispondiamo nel merito alle richieste delle persone interessate o dell'IFPDT: decide e risponde il mandante. Trasmettiamo all'IFPDT le informazioni e i documenti del mandante così come ce li fornisce.
3.2 Non diamo consulenza sul caso del mandante. La consulenza di Advisorn è un servizio separato, secondo le condizioni generali.
3.3 Non assumiamo gli obblighi del mandante: resta titolare del trattamento e responsabile del rispetto della LPD e delle altre leggi applicabili, compresa la notifica delle violazioni della sicurezza dei dati all'IFPDT.
3.4 Non rappresentiamo il mandante in procedimenti amministrativi o giudiziari, non accettiamo notificazioni di atti giudiziari per suo conto e non siamo il suo rappresentante nell'Unione europea (art. 27 GDPR).
3.5 Non certifichiamo la conformità del mandante.
4. Obblighi del mandante
4.1 Fornisce indicazioni veritiere e complete e tiene aggiornato il registro nella piattaforma con le indicazioni dell'art. 12 cpv. 2 LPD.
4.2 Pubblica il nostro nome e il nostro indirizzo come rappresentante (art. 14 cpv. 3 LPD), di regola nella sua informativa sulla protezione dei dati, con il link al suo modulo di richiesta; li toglie quando il mandato finisce.
4.3 Mantiene nella piattaforma almeno un responsabile raggiungibile per e-mail e risponde alle persone interessate e all'IFPDT entro i termini di legge.
4.4 Quando l'IFPDT chiede informazioni, le fornisce veritiere e complete, anche tramite noi; non ci chiede di trasmettere informazioni che sa essere false.
4.5 Dichiara che né lui né le persone che lo controllano figurano in un elenco di sanzioni della Svizzera (Segreteria di Stato dell'economia, SECO) e che la sua attività è lecita; ci informa subito se ciò cambia.
4.6 Sceglie l'offerta secondo il numero dei suoi collaboratori e la adegua se questo cresce oltre la fascia scelta.
5. Controllo del mandante
5.1 Il mandato è attivo dal pagamento. Nei giorni seguenti controlliamo il mandante (settore di attività, elenchi di sanzioni).
5.2 Se il controllo dà un esito negativo, o se il mandante viola il punto 4.4 o 4.5, possiamo recedere con effetto immediato. In tal caso rimborsiamo quanto pagato per il periodo non ancora trascorso, o per intero se il recesso avviene entro 30 giorni dal primo pagamento.
6. Corrispettivo
6.1 Il corrispettivo dipende dall'offerta (rappresentante, o rappresentante con EasyLPD Pro) e dalla fascia di collaboratori scelte, secondo i prezzi indicati sulla pagina del servizio al momento della conclusione. Si paga in anticipo, ogni mese o ogni anno, con carta tramite Stripe, e si rinnova automaticamente per lo stesso periodo.
6.2 Ai mandanti con sede all'estero non è applicata l'IVA svizzera.
6.3 Vale la garanzia di 30 giorni delle condizioni generali: su richiesta rimborsiamo per intero il primo pagamento effettuato da non più di 30 giorni e il mandato termina.
6.4 Se un pagamento non va a buon fine, Stripe lo ripropone e ne avvisa il mandante; se resta insoluto, l'abbonamento è annullato e il mandato termina.
7. Durata e fine
7.1 Il mandato dura finché dura l'abbonamento. Il mandante lo disdice in ogni momento dalla pagina «Piano e fatturazione»; la disdetta vale alla fine del periodo già pagato.
7.2 Possiamo disdire il mandato con un preavviso di 3 mesi per la fine di un mese, o con effetto immediato per gravi motivi, in particolare nei casi del punto 5.2.
7.3 Alla fine del mandato non siamo più il rappresentante del mandante. Il mandante toglie il nostro nome e indirizzo dalle sue pubblicazioni e, se è obbligato ad averne uno, designa un nuovo rappresentante. Per tre mesi inoltriamo ancora al mandante quanto riceviamo per lui; possiamo comunicare all'IFPDT e a chi ci scrive che non lo rappresentiamo più.
8. Responsabilità
8.1 Rispondiamo secondo il punto 9 delle condizioni generali, per i danni causati dalla violazione dei nostri obblighi secondo il punto 2, fino all'importo pagato dal mandante per il mandato nei 12 mesi precedenti il fatto.
8.2 Non rispondiamo degli obblighi del mandante, delle sanzioni, delle multe o delle misure che lo riguardano, né del contenuto del registro e delle informazioni che trasmettiamo per lui.
8.3 Il mandante ci tiene indenni dalle pretese di terzi e dai costi, comprese le spese legali ragionevoli, derivanti dalla violazione dei suoi obblighi secondo il punto 4 o della legge.
9. Protezione dei dati
Per i dati personali che riceviamo o teniamo per il mandante (richieste delle persone interessate, registro, comunicazioni dell'IFPDT) trattiamo per conto del mandante, secondo l'allegato delle condizioni generali. I dati sono conservati in Svizzera.
10. Diritto applicabile e foro
Si applica il diritto svizzero. Il foro è Chiasso, sede di Advisorn. Fa fede il testo in italiano.