Condizioni generali

Queste condizioni regolano l'uso di EasyLPD, la piattaforma per la protezione dei dati raggiungibile su easylpd.ch e easydsg.ch, e la consulenza acquistata tramite la piattaforma.

Fornitore: Advisorn GmbH, Via Valdani 2, 6830 Chiasso, Svizzera, IDI CHE-314.881.260 IVA, contact@easylpd.ch («Advisorn», «noi»).

Cliente: l'impresa, l'ente o l'organizzazione che apre un account su EasyLPD, rappresentata dalla persona che lo apre («il cliente»). EasyLPD è un servizio per chi esercita un'attività professionale o commerciale, non per consumatori.

1. Conclusione del contratto

1.1 Il contratto si conclude quando il cliente apre un account e accetta queste condizioni. Chi apre l'account dichiara di essere autorizzato a rappresentare l'organizzazione.

1.2 Un abbonamento a pagamento si conclude con il pagamento nella pagina di Stripe; un pacchetto di ore o un preventivo con il pagamento o con l'accettazione nella piattaforma.

1.3 Fanno parte del contratto: queste condizioni, l'allegato sul trattamento dei dati per conto del cliente (in fondo a questa pagina), l'informativa sulla protezione dei dati, i prezzi indicati nella piattaforma al momento dell'acquisto e, per la consulenza, il preventivo accettato.

2. Il servizio

2.1 EasyLPD aiuta il cliente a mettersi in regola con la legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, dove si applica, con il regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (GDPR): un'autovalutazione, un piano d'azione, modelli di documenti, registri, la gestione di violazioni e richieste, la formazione dei collaboratori e il fascicolo che documenta lo stato raggiunto. Le funzioni di ogni piano sono descritte nella piattaforma.

2.2 Non è una consulenza. I punteggi, il piano d'azione, le indicazioni, le guide e i modelli sono strumenti generali, scritti per molte organizzazioni. Non valutano il caso concreto del cliente e non sostituiscono una consulenza. Il cliente decide che cosa fare e adatta i documenti alla propria situazione; resta responsabile del rispetto della legge. Una valutazione del caso concreto è consulenza (punto 6).

2.3 Non certifichiamo. Lo stato di conformità, il fascicolo e i loro PDF descrivono ciò che il cliente ha registrato nella piattaforma: non attestano che l'organizzazione sia conforme alla legge. Gli attestati di formazione dicono che una persona ha completato un corso sulla piattaforma; li emette il cliente tramite EasyLPD.

2.4 Firme e prove di esistenza. La firma in piattaforma e quella delle persone esterne tramite BA Scribe sono firme elettroniche semplici, non qualificate: secondo il diritto svizzero solo una firma elettronica qualificata con una marca temporale qualificata equivale a quella autografa. Le prove di esistenza (BA Stamp) dimostrano che un file con una certa impronta esisteva in un certo momento; non sono marche temporali qualificate. Una copia firmata caricata dal cliente non viene verificata.

2.5 Disponibilità. Facciamo il possibile perché la piattaforma sia raggiungibile e funzioni senza errori, ma non garantiamo una disponibilità ininterrotta. Possiamo interromperla per manutenzione, se possibile annunciandolo. Possiamo migliorare e cambiare le funzioni; non togliamo a un abbonamento in corso una funzione essenziale del suo piano.

2.6 Servizi di terzi. Per alcune funzioni ci serviamo di fornitori (elencati nell'informativa sulla protezione dei dati). Se un servizio di terzi non è disponibile, la funzione che ne dipende può mancare per quel tempo; una prova di esistenza o una firma che non è stata possibile può essere chiesta di nuovo.

3. Account e uso

3.1 Il cliente tiene riservati i dati d'accesso, invita solo persone autorizzate e ne risponde come di sé stesso. Può rendere obbligatoria la verifica in due passaggi (piano Business).

3.2 Il cliente inserisce solo contenuti che ha il diritto di trattare e di affidarci; in particolare informa le persone di cui inserisce i dati, secondo la propria informativa. Non usa la piattaforma per scopi illeciti, non cerca di accedere ai dati di altri clienti e non ne compromette il funzionamento.

3.3 Possiamo sospendere un account, dopo un avviso se le circostanze lo permettono, se viene usato in violazione di queste condizioni o mette a rischio la sicurezza della piattaforma o di altri clienti.

4. Piani e prezzi

4.1 Free è gratuito e senza scadenza, per una persona. Pro e Business sono abbonamenti mensili o annuali. Pro comprende fino a 3 persone; Business un numero illimitato di persone, le funzioni indicate per quel piano e la possibilità di aggiungere altre società del gruppo.

4.2 Prezzi (in franchi svizzeri, IVA inclusa per i clienti in Svizzera e nel Liechtenstein; all'estero l'IVA svizzera non è applicata):

Fanno fede i prezzi indicati nella piattaforma al momento dell'acquisto.

4.3 L'abbonamento si paga in anticipo con carta tramite Stripe e si rinnova automaticamente per lo stesso periodo, finché il cliente non lo disdice. Una società aggiuntiva è una voce dell'abbonamento Business della società principale e si paga per lo stesso periodo.

4.4 Il cliente cambia piano o disdice dalla pagina «Piano e fatturazione». La disdetta vale alla fine del periodo già pagato; un cambio di piano è conteggiato da Stripe in proporzione al periodo che resta.

4.5 Garanzia di 30 giorni. Se il primo pagamento di un abbonamento risale a non più di 30 giorni, su richiesta lo rimborsiamo per intero e l'abbonamento termina. La garanzia non vale per i rinnovi, i pacchetti di ore e la consulenza.

4.6 Possiamo cambiare i prezzi per il periodo successivo, annunciandolo almeno 30 giorni prima della scadenza di quello in corso; il cliente che non li accetta disdice entro la scadenza.

4.7 Le fatture sono emesse da Advisorn GmbH e restano consultabili nella piattaforma.

5. Fine dell'abbonamento e cancellazione

5.1 Alla fine di un abbonamento a pagamento l'organizzazione passa al piano Free. I contenuti dei moduli a pagamento restano consultabili ed esportabili in sola lettura per 12 mesi; poi li cancelliamo, con un preavviso di 30 e di 7 giorni. Restano l'account, la valutazione, il piano d'azione, le fatture e il registro delle modifiche.

5.2 Il cliente può esportare in ogni momento i dati dell'organizzazione e cancellare l'organizzazione o il proprio account dalla piattaforma. La cancellazione diventa definitiva dopo 15 giorni, durante i quali può essere annullata. Le copie di sicurezza cifrate sono conservate 30 giorni; le fatture 10 anni, come richiede la legge. Ciò che è ancorato su una blockchain pubblica (solo impronte di file) non può essere cancellato.

5.3 Il cliente può disdire il contratto per il piano Free in ogni momento cancellando l'organizzazione. Possiamo disdirlo con un preavviso di 3 mesi, o senza preavviso per gravi motivi; un abbonamento già pagato prosegue fino alla sua scadenza, salvo i gravi motivi.

6. Consulenza

6.1 La consulenza sul caso concreto del cliente è data da Advisorn tramite la piattaforma. È un servizio separato dall'abbonamento, a pagamento secondo il listino indicato nella piattaforma (oggi CHF 250 l'ora più IVA) o secondo un preventivo accettato.

6.2 Ore prepagate. Una domanda si paga con un pacchetto di ore acquistato prima. Il tempo di ogni risposta è conteggiato in unità di 15 minuti, almeno 15 minuti, e scalato dal pacchetto che scade per primo. Un pacchetto vale 12 mesi dall'acquisto; le ore non usate entro quel termine decadono. I pacchetti non sono rimborsabili. Il primo colloquio introduttivo e una violazione dei dati in corso non richiedono un pacchetto acquistato prima: il tempo è conteggiato allo stesso modo e, se nessun pacchetto lo copre, fatturato.

6.3 Preventivi. La revisione di documenti e i servizi continuativi sono offerti con un preventivo, valido per il termine indicato. Accettato, diventa una fattura, pagabile alla ricezione con carta o con bonifico (QR-fattura).

6.4 Il consulente esterno (servizio continuativo) comprende le ore all'anno indicate nel preventivo; le ore oltre il pacchetto sono indicate e fatturate a parte.

6.5 La consulenza è un mandato (art. 394 segg. CO): Advisorn la presta con diligenza sulla base delle informazioni ricevute dal cliente, senza garantire un risultato. Il cliente può concedere a un consulente l'accesso in sola lettura ai propri dati per un periodo limitato; ogni consultazione è annotata nel registro delle modifiche del cliente, che può revocare l'accesso in ogni momento.

7. Contenuti e diritti

7.1 I contenuti inseriti dal cliente restano suoi. Ci concede il diritto di trattarli solo per fornire il servizio.

7.2 La piattaforma, i testi, le guide, i corsi e i modelli di documenti sono di Advisorn o di chi ce li ha concessi. Il cliente può usare i documenti generati e i corsi per la propria organizzazione, anche dopo la fine del contratto, ma non può rivenderli né metterli a disposizione di terzi come prodotto proprio.

8. Protezione dei dati e riservatezza

8.1 Per i dati di chi usa il sito e la piattaforma Advisorn è titolare del trattamento: vale l'informativa sulla protezione dei dati. Per i dati che il cliente inserisce su altre persone Advisorn tratta per conto del cliente: vale l'allegato in fondo a questa pagina.

8.2 Trattiamo come riservate le informazioni del cliente di cui veniamo a conoscenza, anche dopo la fine del contratto.

9. Responsabilità

9.1 Rispondiamo dei danni causati intenzionalmente o per negligenza grave. Per la negligenza lieve rispondiamo solo dei danni diretti, fino all'importo pagato dal cliente nei 12 mesi precedenti il fatto per il servizio da cui è nato il danno; non rispondiamo del lucro cessante, della perdita di dati che il cliente avrebbe potuto evitare con le esportazioni, delle sanzioni o delle pretese di terzi derivanti da decisioni del cliente.

9.2 Non rispondiamo dei danni dovuti a interruzioni o errori dei servizi di terzi, a forza maggiore o a un uso della piattaforma contrario a queste condizioni.

9.3 Le limitazioni non valgono dove la legge le esclude, in particolare per i danni alla vita e all'integrità fisica.

10. Modifiche di queste condizioni

Possiamo modificare queste condizioni. Annunciamo una modifica che svantaggia il cliente almeno 30 giorni prima che entri in vigore, per e-mail o nella piattaforma; chi non la accetta può disdire l'abbonamento per la data in cui entra in vigore e riceve il rimborso della parte già pagata del periodo successivo. Se il cliente continua a usare la piattaforma dopo quella data, la modifica vale come accettata.

11. Diritto applicabile e foro

Si applica il diritto svizzero, esclusa la Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di merci. Il foro è Chiasso, sede di Advisorn; possiamo convenire il cliente anche alla sua sede. Se una clausola fosse invalida, le altre restano valide.

Fa fede il testo in italiano.

Allegato: trattamento dei dati per conto del cliente

Questo allegato è il contratto previsto dall'art. 9 LPD e, dove si applica il GDPR, dall'art. 28 GDPR. Vale per i dati personali che il cliente inserisce nella piattaforma su altre persone.

A.1 Ruoli. Il cliente è titolare del trattamento; Advisorn tratta i dati per suo conto (responsabile del trattamento).

A.2 Oggetto e durata. Advisorn conserva i dati e li tratta per fornire le funzioni della piattaforma scelte dal cliente, per la durata del contratto e per i termini di conservazione del punto 5.

A.3 Dati e persone. Le categorie dipendono da ciò che il cliente inserisce: di regola dati di identificazione e di contatto, dati contrattuali e professionali, dati relativi a richieste e violazioni, e, se il cliente li registra, dati personali degni di particolare protezione. Le persone sono quelle di cui il cliente tratta i dati: collaboratori, candidati, clienti, fornitori, persone che esercitano un diritto, firmatari.

A.4 Istruzioni. Advisorn tratta i dati solo secondo le istruzioni del cliente, date da questo contratto e dall'uso che il cliente fa della piattaforma, salvo un obbligo di legge, che comunica al cliente se la legge lo permette. Se ritiene che un'istruzione violi la legge, lo segnala.

A.5 Riservatezza. Le persone che possono accedere ai dati sono tenute alla riservatezza. Il personale di Advisorn non legge i contenuti del cliente, salvo per un accesso concesso dal cliente (punto 6.5) o per un intervento tecnico necessario.

A.6 Sicurezza. Advisorn adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, in particolare: connessioni cifrate; dati separati per organizzazione; banca dati e file in Svizzera; copie di sicurezza cifrate con una chiave che non si trova sui server, conservate in Svizzera; password conservate in forma non leggibile; verifica in due passaggi e passkey; ruoli e permessi nella piattaforma; registro delle modifiche per ogni organizzazione; accesso del personale ridotto al necessario. I file caricati non sono analizzati alla ricerca di software dannoso.

A.7 Subresponsabili. Il cliente autorizza i subresponsabili elencati nella pagina «Subresponsabili» del sito, che riprende il punto 4 dell'informativa sulla protezione dei dati. Advisorn li vincola agli stessi obblighi di protezione e annuncia un nuovo subresponsabile almeno 30 giorni prima su quella pagina; il cliente può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, disdire il contratto per la data del cambiamento.

A.8 Trasferimenti all'estero. I dati del cliente sono conservati in Svizzera. Dove un subresponsabile li tratta in un altro Paese, avviene verso Paesi con una protezione adeguata o con le garanzie previste dalla legge, come descritto nell'informativa.

A.9 Assistenza. Advisorn aiuta il cliente, con gli strumenti della piattaforma e su richiesta, a rispondere alle richieste delle persone interessate, a garantire la sicurezza, a gestire una violazione e a svolgere una valutazione d'impatto. Una richiesta di una persona interessata che arriva ad Advisorn è inoltrata al cliente.

A.10 Violazioni. Advisorn informa il cliente senza ingiustificato ritardo di una violazione della sicurezza dei dati che lo riguarda, con le informazioni di cui dispone.

A.11 Fine del trattamento. Alla fine del contratto il cliente può esportare i dati; Advisorn li cancella secondo il punto 5, salvo un obbligo di conservazione previsto dalla legge.

A.12 Verifiche. Advisorn fornisce al cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo allegato. Una verifica sul posto è possibile con un preavviso ragionevole, a spese del cliente, se le informazioni fornite non bastano.